專案管理的定義

我們將專案管理定義為專案的實際執行，包括任務規劃、資源分配、預算分析、排程以及甘特圖。這些職責通常由部門經理和團隊領導負責。

在台灣，科技公司通常聘請專案經理（PM）來協助研發（RD）團隊進行專案管理、規劃及行政作業。

OKR 並不專注於專案管理的細節

從我們所讀到的 OKR 文獻來看，OKR 似乎是一個全面性的管理系統，但實際上並非如此。

OKR（Objectives and Key Results，目標與關鍵結果）是關於建立戰略性目標，以及衡量目標實現的關鍵結果。換句話說，OKR 只是指引方向。

舉個例子：

目標： 開發一款革命性的 AI Python 程式設計軟體。

關鍵結果：

• 展示 AI 程式設計如何縮短 50% 的開發時間
• 展示 AI 程式設計如何降低 35% 的成本
• 展示 AI 程式設計如何減少 75% 的程式錯誤

OKR 透過目標和關鍵結果來指引方向，而真正執行這些關鍵結果的工程專案管理則由 RD 團隊及其負責人來完成。

為何要將 OKR 與專案管理分開？

既然 OKR 不能直接納入執行細節，那麼它有什麼價值呢？其背後的理念包括：

1. 讓研發團隊有創意自由——只要給予目標，然後讓團隊自行探索最佳解決方案。
2. 研發團隊已經使用專門的專案管理工具——如 Jira、Asana、monday.com，沒有必要用 OKR 來替代這些工具。
3. 將複雜的工程專案管理細節納入 OKR 計劃過於困難。

“Initiatives”（倡議）— 連接 OKR 與專案管理的橋樑

然而，仍然需要將 OKR 與專案管理連結，以確保其對應可衡量的關鍵結果（KR）。

這個橋樑通常稱為「倡議（Initiative）」——它從關鍵結果（KR）開始，推動專案前進，並確定具體可執行的任務（Tasks）。

目標 → 關鍵結果 → 倡議 → 任務

舉例來說：

RD 團隊確定「建立基準測試系統」是達成關鍵結果的倡議，進而制定可執行的任務，從而有效連結 OKR 與專案管理。

如何管理和監控 OKR 與專案？

許多公司仍然使用Word 文件或 Excel 試算表來管理 OKR 和專案，但隨著企業規模擴大，使用專業的管理軟體會更加明智。

OKR 軟體應用

目前市面上有許多 OKR 軟體，如Microsoft Viva Goals、BetterWorks 和 Profit.co。

在 Profit.co 中，還提供「基於活動的 KR」，這基本上是一種倡議，內含任務列表和簡單的甘特圖，可部分支持專案管理。

雖然 Viva Goals 沒有內建專案管理功能，但可透過模擬倡議和任務來進行基本的專案管理，特別適用於銷售或營運型專案。

但如果是更複雜的工程專案，則需要更專業的專案管理軟體。

專案管理軟體應用

工程專案往往比較複雜，研發團隊通常使用Asana、Jira、Monday.com 或 Clickup。有些應用程式甚至內建 OKR 模板，讓兩者能夠無縫整合。

最佳解決方案—整合 OKR 與專案管理應用程式

Profit.co 也可以與 Asana 整合，直接連結專案狀態與進度，以供 Profit.co的 OKR 介面顯示。
Microsoft Viva Goals 也可以與 Microsoft Project 進行整合，以達成類似效果。

這種方式既保留了 OKR 的高層次目標管理，又讓專案管理工具負責執行細節，堪稱最佳方案。